업무의 종류
업무의 종류에는 일상적인 업무와 목표가 있는 업무(프로젝트 업무)로 나누어진다
일상적인 업무와 프로젝트 업무의 차이
일상적인 업무 : 지속 반복적인 운영 개념의 업무
프로젝트 업무 : 유일하고 한시적인 것
목표가 있으며 프로젝트가 완료됐을 때 새로운 결과물 산출
공통점 : 사람에 의해 수행, 한정된 자원에 의한 제한, 계획에 의해 실행되고 관리
프로젝트의 정의 : 유일한 제품 또는 서비스를 창출하기 위해 수행하는 한시적인 노력
프로젝틔 관리의 정의 : 프로젝트의 요구사항을 충족시키기 위하여 프로젝트 활동에 지식, 스킬, 도구, 및 기법을 적용하는 것
상충되는 범위 , 시간, 원가, 품질 요구사항을 균형있게 만들고 이핵관계자들간의 서로다른 명시적인 니즈와 암묵적인 기대에 대하여 균형을 추구 하는 것
종래의 프로젝트 관리는 유능한 개인의 경험에 의존하는 임기응변식이며, 일부 방법론 중심
수용적 입장의 고객들이 무조건 수용해야 하는 승-패 관계였으나
고객의 요구사항의 급격한 증가로 승-승 관계로 변화가 필요함.
프로젝트 관리의 지식영역
통합관리, 구매조달관리, 위험관리, 의사소통관리, 인적자원관리, 품질관리, 원가관리, 일정관리, 범위관리
프로젝트의 복잡성과 변화관리 :거시경제변화, 경쟁환경변화, 예산 불안정, 요구변화, 기술변화, 인력변화, 복잡성 요인 존재
프로젝트의 관리 프로세스 그룹 : 착수 -> 계획, 실행, 통제 -> 종료
전통적인개념에서의 프로젝트 성공 -> 일정, 원가, 품질
-> 고객의 니즈와 요구사항을 명확하게 파악하는 것이 중요
-> 품질은 요구사항에 대한 적합도
사람과 조직 관점에서의 프로젝트 성공
-> 성공적인 프로젝트란 프로젝트 팀원들에게 기술 및 지식의 향상을 가져다 주는것
프로젝트의 병리현상
-> 시작 단계-지나친 열의는 진행 단계에서 오히려 제대로 일이 진행되지 못함에 대한 환멸을 느낌
-> 결과기 함박한 단계 - 별볼일 없는 그 동안의 성과에 대해 책임 전가 현상 발생
-> 결과 단계 - 평가와 보상 체계에 대한 사전 준비의 미흡으로 성과를 낸사람이 오히려 처벌
행동수행 -> 행동결과 관찰 -> 비교검토 -> 향후 행동에 대한 수정 (조직의 독자적이며 지속적인 학습모델 필요)
기대관리에 의한 프로젝트의 성공
프로젝트 팀과 경영진간의 기대치가 다르기 때문에 문제 발생
모든 프로젝트 이해관계자들로 하여금 현실적인 균형의 기대치를 설정
프로젝트 종료시 까지 이해관계자들의 기대치를 관리
프로젝틔 성공의 제약 요인
제한된 시간, 정해진 예산, 특정 수준의 수행결과, 팀원의 기술 및 경험부족, 프로젝트 범위의 잦은 변경, 다른 프로젝트나 업무의 중복 및 갈등, 경영진의 지원 부족, 팀원의 동기부족, 고객의 비협조
성공적인 프로젝트의 주요사항
- 프로젝트의 범위와 결과에 대한 공감대 형성
- 포괄적이면서 현실적인 계획을 수립하고 변경사항 업데이트
- 프로젝트 수행을 위해 얼마만큼의 자원이 필요한지 결정
- 경영진과 이해관계자의 공식적이고 지속적인 지원을 요구
- 새로운 것에 대하여 기꺼이 도전하고 리더가 되도록 노력
프로젝트의 초기사항 파악
-착수프로세스란 새로운 프로젝트의 시작을 공식적으로 승인
-니즈평가 -> 타당송조사 -> 예비계획 -> 이후 프로젝트의 공식적인 시작
모든 프로젝트는 수행조직의 전략적 목표와 부합되어야 하며, 전략계획은 프로젝트를 선정하는 의사결정의 요소가 되어야 함
프로젝트 관리자는 왜 어떻게 프로젝트가 발생했는지, 어떻게 기업의 전략목표에 부합시킬지 고민해야 함
자본 회수 기간법 : 투자 원금을 얼마나 빠른 시간 내에 회수할 수 있는지 평가하는 방법으로 회수기간이 짤을수록 좋다. 비용과 수입이 동일해지는 시점을 계산하며 경여진에 의해 설정된 목표기간과 도동일하거나 짧아야 한다.
순 현재 가치법 : 프로젝트 수입과 비용에 대한 현재 가치의 차이로 계산(현금유입 - 현금지출)하며 npv가 0보다 크거나 같아야 한다.
내부 수익률법 : 모든 수입의 현재가치와 모든 비용의 현재가치를 동일하게 만드는 이자율 즉 순 현재가치를 0으로 만드는 할인율이다. irr이 높을수록 좋으며, 오구되는 최저 기대수익률보다 높아야 한다.
비용대비 이익률법 : 모든 수입의 현재가치를 모든 비용의 현재가치로 나는 것으로 bcr은 1이상이 되어야 한다.
투자수익률법: 투자기간의 연평균 이익을 투자비로 나누어 계산한다.
필요한 정보의 수집
프로젝트 수행을 위해 필요한 정보가 무엇인지 파악하고 수집하기 위해서는 프로젝트의 목표를 명확히 하고, 정보 수집의 목적과 현재의 여권을 명확히 해야 합니다.
- 무엇을 알고자 하는가(정보수집목적)
- 어디까지 수집해야 하는가(범위)
- 어디에 정보가 있는가?(정보소스)
- 어느정도의 비용이 필요한가?(정보수집비용)
- 어느정도의 시간이 걸리는가(기간)
- 어떤 방식으로 수집할 것인가(방법)
프로젝트는 다음 사항을 중심으로 프로젝트이관한 모든 자료의 수집, 분석, 구조화 업무를 수행
- 프로젝트 요구사항은 무엇인지 결정
- 프로젝트의 관련된 주요 활동을 수행하는 사람은 누구인지 결정
- 프로젝트의 요구사항을 식별하고 해석하는데 도움이 되는 초기 팀을 조직
- 상위 수준의 업무를 분석하여 정한다.
- 프로젝트 수행에 필요한 스킬이나 자원을 식별한다.
- 가능한한 많은 위험을 식별한다.
- 가능한 정확하게 예산과 일정을 추정한다.
프로젝트의 상황과 배경파악
프로젝트는 독립적인 것이 아니라 기업의 목표, 기업의 전략, 기업의 조직, 제도 등과 같은 주변의 더 큰 틀속에서 행해진다는 것을 알아야 합니다.
고객의 요구사항 파악
목표 고객 설정 -> 고객 요구 조사 -> 최종 산출물의 개발 방법 결정 -> 의사결정 절차수립 -> 침원과 고객의 의사소통 경로 및 절차개발 -> 쟁점 해결 프로제스 개발 -> 고객과 일정 공유 -> 고객을 팀에 포함하여 일정한 역할 부여
인터부 설문지 이용
요구사항 파악을 위한 질문 5W1h(what, when, why, who, where, how)
what : 말씀하신 것이 정확히 ---이 맞습니까?
when : 언제까지 완료되기를 원하십니까
why : 왜 ---를 수행해야 하는지 말씀해 주실수 있는지요
who : ---를 수행하기 위해서는 누구와 협의해야 하는지요
where : 관련된 정보를 찾아 줄 소스를 추천해 주실수 있는지요
how: 만일 저의 입장이시라면 어떤 방식으로 처리하시겠습니까
프로젝트의 목표를 설정할 때는 SMART 기준에 의해 설정
S - Specific 구체적이어야 한다. 달성하고자 하는 것은 구체적으로 무엇인가
M - Measurable 측정 가능해야 한다. 목표 달성 여부를 어떻게 측정할 수 있는가
A - Attanable 달성 가능해야 한다. 이 목표는 달성 가능한 목표인가
R - Result-Oriented 주어진 예산, 시간, 자원의 범위에서 이루어질 수 있는 현실적인 것이어야 한다. 목표라 결과물 중심으로 표현되어 있는가
T- Time-Based 수행기관이 명확하게 표현되어야 한다. 언제 그 목표가 달성될 수 있는가
프로젝트 목표 설정
1. 프로젝트 산출물 명세서 (POS) -프로젝트 목표 고객에게 무엇을 줄 것인가.
2. 지원 기능 팀의 목표 수립 - 핵심 팀과 프로젝트 관리자가 지원 기능팀의 목표를 함께 정의
3. 목표에 대해 고객과 합의 - 정기 혹은 비정기적인 회의가 이루어질 수 있으며 발생하는 차이점에 대한 재조정
프로젝트 과업에 대한 이해
프로젝트 초기에 사전 계획수립을 수행하기 위하여 프로젝트의 범위와 복잡도를 포함한 프로젝트 과업의 특성을 이해해야 함
WBS(Work Breakdown Structre) - 프로젝트 업무 전체 범위를 구성하는 요소를 산출물 혹은 과업 중심으로 그룹화한 업무 분석 방법
프로젝트 과업에 대한 이해
- 필요한 정보의 수집 활동을 통하여 과거 프로젝트들과의 유사점과 차이점을 파악
-프로젝트의 목표를 S.M.A.R.T하게 한문장으로 기술
(12월 12,13일에 핵심리더를 대상으로 프로젝트 관리 지식 및 스킬을 향상시킬 수 있는 2일간의 프로젝트 관리 세미나를 5000만원 한도 내에서 개최한다)
-프로젝트에 영향을 받는 조직을 파악한다
-목표 고객을 확인한다
-프로젝트의 과업을 파악하기 위해 상위 수준의 WBS를 작성한다.